Zegarek naręczny – reprezentacja przedsiębiorcy czy narzędzie pracy? Czy może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Niejednokrotnie w swojej działalności przedsiębiorca staje przed dylematem – czy dany wydatek, służący w jego mniemaniu osiągnięciu przychodów i wspierający prowadzenie biznesu, może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu czy też nie? Jedną z takich sytuacji może być zakup zegarka. Jak wiadomo, typów zegarków jest bardzo dużo, od elektronicznych po klasyczne z cyferblatem. Przedział cenowy jest niezwykle szeroki – można znaleźć zwykły tani czasomierz za kilkadziesiąt złotych a można też celować w prestiżowe marki o kilkusetletniej historii i najwyższej jakości, których cena może sięgać nawet kilkudziesięciu lub kilkuset tysięcy złotych. Takie za parę milionów złotych oczywiście też znajdziemy. Wracając do zadanego pytania – zegarek ma charakter zarówno funkcjonalny (wskazuje czas), jak i wizerunkowy (może podnosić prestiż właściciela); czy więc można go zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu?

Co do zasady, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodu jest taki wydatek, który jest bezpośrednio związany z osiągnięciem przez przedsiębiorcę przychodu lub też zabezpiecza jego obecne źródła przychodów. Różne typy działalności wymagają zróżnicowanych narzędzi pracy, w zależności od ich specyfiki. Można by wyjść z założenia, że skoro w przypadku rzemieślnika narzędziem pracy może być młotek czy wiertarka, dla menadżera takim narzędziem będzie zegarek – przecież niewątpliwie w ramach swojej pracy ma on bardzo „napięty grafik”, musi odliczać czas od spotkania do spotkania a dodatkowo – przy spotkaniach z kontrahentami – chce się odpowiednio zaprezentować. Bo przecież wizerunek ma kluczowe znaczenie w rozmowach czy negocjacjach biznesowych.

Czy mamy tu celowość wydatku i związek przyczynowo skutkowy między kosztem a osiągnięciem przychodu? Niestety (lub stety!) odpowiedź brzmi: i tak i nie. W przeważającej liczbie przypadków organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup dóbr luksusowych, a takim przeważnie jest zegarek, jest wydatkiem o charakterze osobistym i nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Ma charakter reprezentacyjny i ma na celu zbudowanie odpowiedniego wizerunku, przez co jest wyłączony z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Jak już opisywaliśmy Państwu na naszej stronie – często w wątpliwych przypadkach warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. O taką wystąpił pewien radca prawny, który rozlicza się z klientami na podstawie stawki godzinowej, często z dokładnością do kilku minut. Niedokładne odmierzanie czasu może stanowić podstawę do kwestionowania obliczenia jak i wypłaty jego wynagrodzenia. Spotkania mają charakter poufny, w związku z tym jak i kwestią tajemnicy zawodowej, często nie jest wskazane a nawet możliwe używanie urządzeń elektronicznych.

Dyrektor KIS w interpretacji z 15 stycznia 2024 r. (nr 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3. RK) potwierdził, że może to być koszt uzyskania przychodu, ponieważ wydatek ten nie ma charakteru reprezentacji. Radca prawny nie nabył zegarka w celu zbudowania wizerunku, czy też zrobienia wrażenia na kontrahencie.

Oczywiście, wraz z zakończeniem pracy, zegarek zostaje w biurze, gdyż nie może służyć do celów osobistych. Jasna sprawa. Lepiej żeby urzędnik nas w nim nie zauważył podczas wieczornego popijania wina w dobrej restauracji. No chyba, że to spotkanie służbowe i odmierzamy dokładnie jego czas co do minuty : )

W porządku, a co z coraz bardziej popularnymi tzw. smartwatchami? Tu sytuacja jest już dużo bardziej klarowna. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (nr 0115-KDIT3.4011.3.2021.1.KR), funkcje smartwatcha są bardzo tożsame z funkcjami spełnianymi przez typowe narzędzia pracy biurowej, jakimi są np. telefony komórkowe, tablety czy laptopy. Można nimi monitorować przychodzące połączenia, wiadomości tekstowe, a także szybko reagować na nie – odpisywać, wysyłać maile, prowadzić rozmowy itp. Pozwalają nam także na zarządzanie naszym kalendarzem, a więc dokładnym planowaniem dnia pracy. Smartwatche często umożliwią nam o wiele szybszą reakcję na pewne zdarzenia, w porównaniu do wykonania tej samej czynności np. laptopem. A jak dobrze wiemy, w biznesie czas to pieniądz. Tak więc wszelkie funkcje tych urządzeń mogą pozostawać w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganiem przez nas przychodów, co sprawia, że zakup smartwatcha jest wydatkiem celowym i stanowi koszt uzyskania przychodu. Ponownie pamiętajmy, po zakończeniu dnia pracy, urządzenie oczywiście odpoczywa od nas i grzecznie czeka na kolejny dzień roboczy aby znowu pomagać nam w interesach.

Nie zapominajmy o tym, że obowiązek udowodnienia zasadności wydatku spoczywa na przedsiębiorcy i każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Podsumowując omawiane zagadnienie w 2 słowach: smartwatch w kosztach firmy – jak najbardziej, Rolex – może niekoniecznie. Chyba że jesteśmy pewni swego i przekonamy Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, że bez ulubionego (i oczywiście przede wszystkim funkcjonalnego) Rolexa, nasze źródła przychodów by mocno ucierpiały.